Что нельзя сортировать в Excel?

Функция сортировки Excel невероятно полезна для организации данных в электронных таблицах. Всего за несколько щелчков мыши вы можете изменить порядок строк или столбцов в алфавитном порядке, по номерам или выполнить пользовательскую сортировку на основе любых критериев. Однако существуют некоторые ограничения на то, что Excel может и не может сортировать.

Основы сортировки Excel

Прежде чем перейти к тому, что нельзя сортировать в Excel, давайте сделаем краткий обзор того, как сортировка работает в Excel:

• Выберите данные, которые вы хотите отсортировать. Это может быть один столбец, несколько столбцов или таблица.
• Перейдите на вкладку Данные и нажмите команду Сортировка.
• В диалоговом окне Сортировка выберите столбец, по которому вы хотите сортировать, и хотите ли вы сортировать по возрастанию или по убыванию.
• Вы можете добавить дополнительные столбцы сортировки, нажав Добавить уровень.
• Нажмите ОК, чтобы выполнить сортировку.

Достаточно просто, не так ли? Это отлично работает для простых наборов данных. Но есть некоторые ограничения.

Формулы

Одна из основных вещей, которую вы не можете напрямую сортировать в Excel, — это ячейки, содержащие формулы. Если вы попытаетесь отсортировать ячейки с формулами, вы обычно получите ошибку. Это связано с тем, что ссылки на ячейки в формулах не обновляются при сортировке.

Например, если у вас есть формулы типа =A1+B1 в строке 1 и =A2+B2 в строке 2, а затем отсортируйте строки 1 и 2, формулы по-прежнему будут ссылаться на A1+B1 и A2+B2 соответственно. Ссылки на ячейки не смещаются при сортировке.

Для этого есть несколько обходных путей:

1. Выберите и скопируйте только ячейки с формулами, затем используйте Специальную вставку > Значения, чтобы преобразовать формулы в значения. Затем отсортируйте значения.
2. Используйте структурированные ссылки на таблицы в формулах, например =Table1[@Amount]+Table1[@Price]. Ссылки на таблицы будут обновляться при сортировке данных таблицы.

Но вы не можете напрямую сортировать ячейки, содержащие стандартные ссылки на ячейки в формулах.

Объединенные ячейки

Объединенные ячейки также не могут быть напрямую отсортированы в Excel. При попытке сортировки ячеек, содержащих объединенные ячейки, вы получите ошибку. Это происходит потому, что сортировка не знает, как правильно обрабатывать объединенные ячейки.

Опять же, есть несколько обходных путей:

1. Сначала объедините объединенные ячейки перед сортировкой.
2. Скопируйте только видимые объединенные ячейки, Специальная вставка > Значения для разъединения, затем сортировка.

Но сам процесс сортировки не будет работать для объединенных ячеек.

Отфильтрованные данные

Если у вас есть набор данных Excel, который в данный момент отфильтрован для отображения только определенных строк, вы не сможете сортировать видимые отфильтрованные строки. Вам нужно будет сначала очистить фильтр перед сортировкой.

Причина в том, что сортировка влияет только на видимые ячейки. Если вы отсортируете отфильтрованные данные, это изменит порядок сортировки в фильтре, но не отсортирует весь набор данных.

Правильный рабочий процесс выглядит так:

1. Очистите все фильтры.
2. Сортируйте данные.
3. Повторно примените фильтры после сортировки.

Сводные таблицы

Данные сводной таблицы нельзя сортировать напрямую, как обычные данные Excel. Сортировку необходимо выполнить с помощью полей и параметров сводной таблицы.

Чтобы отсортировать сводную таблицу:

1. Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в сводной таблице.
2. Перейдите в меню Сортировка > Сортировать по, затем выберите поле для сортировки.
3. Вы также можете выполнить сортировку на основе дополнительных полей, перейдя в меню Сортировка > Дополнительные параметры сортировки.

Суть в том, что сортировка должна выполняться с помощью параметров сводной таблицы, а не обычной сортировки Excel.

Срезы

Срезы, которые фильтруют сводные таблицы, также нельзя сортировать напрямую. Порядок сортировки элементов среза задается в параметрах среза.

Чтобы отсортировать срез:

1. Щелкните правой кнопкой мыши по срезу.
2. В диалоговом окне «Параметры среза» перейдите в «Параметры сортировки».
3. Выберите поле для сортировки элементов среза и сортировку по алфавиту (AZ) или по алфавиту (ZA).

Опять же, ключевым моментом является то, что срезы имеют отдельные элементы управления для сортировки, а не обычную функцию сортировки Excel.

Диаграммы и фигуры

Такие объекты, как диаграммы, изображения и фигуры, вставленные в Excel, нельзя сортировать напрямую. Это не стандартные объекты диапазона данных.

Единственный способ сортировки таких объектов — вручную перетащить их на место в нужном порядке.

Списки проверки данных

Раскрывающиеся списки, созданные с помощью проверки данных Excel, нельзя сортировать с помощью обычных инструментов сортировки Excel. Элементы можно сортировать только вручную или с помощью надлежащей сортировки источника данных.

Чтобы вручную отсортировать список проверки данных, вам необходимо:

1. Перейти к ячейкам, содержащим элементы списка.
2. Вручную изменить порядок значений списка.
3. Вернуться к ячейке проверки данных и повторно применить диапазон списка.

В качестве альтернативы, если список основан на диапазоне таблицы данных, вы можете отсортировать исходную таблицу, которая будет каскадирована в список.

Но сама ячейка проверки данных не может быть отсортирована напрямую.

Правила условного форматирования

Правила условного форматирования также нельзя сортировать напрямую в Excel. Правила будут применяться к тем же ячейкам, даже если данные отсортированы.

Чтобы правильно отсортировать данные с условным форматированием:

1. Очистите правила условного форматирования.
2. Отсортируйте данные по желанию.
3. Затем повторно примените условное форматирование.

Опять же, суть в том, что Excel не предоставляет механизма для сортировки самих условных форматов.

Вывод

Хотя функция сортировки Excel является мощной, у нее есть некоторые ограничения с точки зрения того, что можно сортировать напрямую:

• Формулы со ссылками на ячейки
• Объединенные ячейки
• Отфильтрованные наборы данных
• Сводные таблицы
• Срезы
• Диаграммы, фигуры и другие объекты
• Списки проверки данных
• Правила условного форматирования

Во многих случаях существуют обходные пути, позволяющие сортировать эти типы данных. Но в целом возможности сортировки Excel применяются только к стандартным диапазонам данных и таблицам.

Знание этих ограничений может помочь вам правильно применять сортировку в ваших книгах Excel и избегать ошибок. С помощью некоторых дополнительных шагов вы часто можете получить и эти другие типы данных в сортируемом формате.