Как классифицировать электронные письма в Outlook?

Организация входящих сообщений может быть сложной задачей, особенно если вы получаете сотни писем в день. Категоризация писем в Outlook позволяет вам создать систему хранения, чтобы вы могли легко находить сообщения позже. Настройка категорий и правил поможет вам автоматически сортировать входящие сообщения, уменьшая беспорядок в папке «Входящие».

Зачем категоризировать электронные письма?

Вот несколько основных причин категоризации ваших электронных писем в Outlook:

• Быстрый поиск сообщений — категории электронных писем создают систему хранения, чтобы вы могли быстро извлекать сообщения.
• Уменьшение беспорядка в папке «Входящие» — автоматическая сортировка электронных писем по категориям сохраняет ваш почтовый ящик свободным.
• Приоритет сообщений — отмечайте или выделяйте цветом важные электронные письма, чтобы их было легче найти.
• Организация — упорядочивание электронных писем помогает вам оставаться в курсе задач и общения.
• Повышение производительности — экономия времени на поиск электронных писем дает вам больше времени для важной работы.

Ручная категоризация

Вы можете вручную категоризировать отдельные электронные письма Outlook по мере их прочтения. Вот как это сделать:

1. Выберите письмо, которое вы хотите классифицировать.
2. Нажмите кнопку «Категоризировать» на вкладке «Главная».
3. Выберите категорию, которую вы уже создали, или выберите «Новая категория».
4. Введите имя для новой категории, если вы ее создаете.
5. Нажмите «Добавить в категорию», чтобы сохранить письмо.

Этот метод хорошо подходит для одноразовой категоризации. Но для постоянной системы вам нужно будет настроить правила.

Создание категорий

Сначала настройте папки категорий для сортировки писем. Вот шаги:

1. На панели папок щелкните правой кнопкой мыши папку «Входящие» и выберите «Новая папка».
2. Введите имя категории, например «Новостные рассылки» или «Личные».
3. Повторите, чтобы создать дополнительные категории верхнего уровня по мере необходимости.

Вы также можете создать подкатегории, щелкнув правой кнопкой мыши верхние папки и снова выбрав «Новая папка». Например, в разделе «Новостные рассылки» у вас могут быть подкатегории, такие как «Предложения» или «Обновления».

Настройте правила

После создания категорий настройте правила для автоматической сортировки писем. Вот как это сделать:

1. Перейдите в раздел «Главная» > «Правила» > «Управление правилами и т. д. Оповещения.
2. Нажмите «Новое правило».
3. В шаге 1 выберите «Начать с пустого правила».
4. В шаге 2 выберите условия, такие как отправитель, слова в теме и т. д.
5. В шаге 3 выберите папку категории, в которую нужно переместить электронное письмо.
6. Подтвердите данные и нажмите «ОК», чтобы сохранить.

Теперь ваши правила будут автоматически сортировать электронные письма на основе заданных вами условий.

Цветовая категоризация электронных писем

Помимо папок, вы можете раскрашивать электронные письма для более быстрой визуальной сортировки. Вот как раскрасить категории:

1. Выберите письмо и нажмите «Категоризировать» на вкладке «Главная».
2. Выберите цветовую категорию или создайте новую.
3. Текст письма теперь будет отображаться в этом цвете.

Например, всегда отмечайте приоритетные письма красным цветом для быстрой идентификации. Вы по-прежнему можете сортировать письма с цветовой кодировкой по папкам с помощью правил.

Использование флагов

Отметка писем флагами — это еще один способ визуальной сортировки сообщений. Вот как использовать флаги:

1. Щелкните правой кнопкой мыши по электронному письму, которое вы хотите пометить.
2. Выберите Follow Up и выберите флаг, например Today, Tomorrow и т. д.
3. Или щелкните значок флага Follow Up на панели инструментов.
4. Отмеченные письма появятся в панели дел для быстрого доступа.

Флаги позволяют вам временно идентифицировать важные электронные письма с действиями. Обязательно установите напоминание, чтобы они не были забыты.

Поиск и фильтрация

После категоризации ваших электронных писем вы можете быстро искать и фильтровать их. Вот полезные советы:

• Сортируйте по категории или цвету, чтобы просматривать письма с похожими тегами вместе.
• Фильтруйте по непрочитанным, чтобы видеть новые письма в категории.
• Выполняйте поиск по ключевым словам или отправителям, чтобы быстро находить письма.
• Используйте расширенный поиск, чтобы объединять критерии поиска для получения точных результатов.

Используйте сортировку и фильтрацию, чтобы ваша система организации электронной почты работала.

Просматривайте автоматически отсортированные письма

Автоматизированные правила сортируют ваши письма за вас. Но не забудьте все равно просмотреть эти категоризированные сообщения на случай, если правила потребуют корректировки. Вот советы по проверке:

• Просмотрите отсортированные письма, чтобы убедиться, что они правильно классифицированы.
• Проверьте наличие ложных срабатываний писем, которые были неправильно отправлены.
• Измените правила, если некоторые сообщения сортируются неправильно.
• Очистите категории, удалив старые письма или переместив неправильно отправленные сообщения.

Регулярные проверки гарантируют эффективную работу ваших автоматизированных систем.

Архивируйте старые письма

Чтобы поддерживать организованную систему, регулярно архивируйте устаревшие письма. Вот как это сделать:

1. Сортируйте письма по дате, чтобы отобразить старые разговоры.
2. Выберите все письма, которые вы хотите архивировать.
3. Нажмите значок «Архив» на панели инструментов.
4. Письма будут перемещены в папку «Архив».
5. При необходимости удалите содержимое папки «Архив».

Архивация старых писем помогает предотвратить переполнение категорий.

Советы по устранению неполадок

Следуйте этим советам по устранению неполадок, если у вас возникли проблемы с системой категоризации писем:

• Убедитесь, что правила назначены правильным категориям и условиям.
• Проверьте, нет ли у вас конфликтующих дубликатов правил.
• Настройте правила, которые неправильно помещают слишком много писем.
• При необходимости вручную переклассифицируйте письма в качестве резервной копии.
• Удалите и заново создайте поврежденные правила, которые перестали работать должным образом.

Уделите время регулярной настройке и корректировке категоризации электронной почты, чтобы максимально повысить ее эффективность.

Заключение

Категоризация писем в Outlook — это простой, но эффективный способ организации сообщений. Настройте папки категорий, правила автоматизации, цветовое кодирование и флаги для повышения производительности. Просто не забывайте регулярно просматривать отсортированные письма и настраивать систему. Поддержание чистоты и эффективности почтового ящика позволит вам контролировать свою электронную почту, а не чувствовать себя перегруженным.

Категория электронной почты	Название папки	Критерии правила
Информационные бюллетени	Информационные бюллетени	Отправитель электронной почты содержит @newsletter.com
Рабочие проекты	Проекты	Тема содержит «Zendesk» или «Редизайн веб-сайта»
Личное	Личное	Имя отправителя содержит «Мама» или «Папа»

В этой таблице приведены некоторые примеры категории, имена папок и критерии правил, которые вы можете использовать для организации писем в Outlook. Сценарии фокусируются на автоматизированных правилах, которые сортируют письма по категориям на основе отправителя или ключевых слов в строке темы. Создавайте категории и правила, которые соответствуют вашим конкретным потребностям в электронной почте и рабочем процессе.