Что такое фоновая печать в Word?

Microsoft Word включает в себя полезную функцию, называемую фоновой печатью, которая позволяет вам продолжать работу над документом во время его печати. Это может сэкономить время по сравнению с ожиданием завершения печати документа, прежде чем вы сможете сделать что-либо еще в Word.

Как работает фоновая печать?

Когда вы печатаете документ в Word, поведение по умолчанию заключается в том, что Word приостанавливает все другие действия и отправляет файл на ваш принтер. Ничего больше не может произойти в приложении Word, пока печать не будет завершена. Это может занять некоторое время для больших документов.

Фоновая печать меняет это поведение. Вместо того чтобы приостанавливать все для печати, Word отправит задание на принтер, а затем немедленно вернет вам управление. Затем вы можете продолжить работу над документом или выполнять другие задачи в Word, пока печать выполняется в фоновом режиме.

Включение фоновой печати

Фоновая печать по умолчанию отключена в Word, поэтому сначала ее нужно включить:

1. Перейдите в меню Файл Word и выберите Параметры.
2. Нажмите Дополнительно на левой боковой панели.
3. В разделе Параметры печати установите флажок рядом с пунктом «Печать в фоновом режиме».
4. Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения.

После включения фоновая печать будет включена по умолчанию при каждой печати в Word.

Использование фоновой печати

При включенной фоновой печати печатать документ легко:

1. Откройте документ, который вы хотите напечатать, в Word.
2. Перейдите в Файл > Печать, чтобы открыть диалоговое окно печати.
3. Выберите принтер и внесите любые другие необходимые изменения в настройки.
4. Нажмите Печать.

Word немедленно отправит задание в очередь печати и вернется к документу. Затем вы можете продолжить работу или редактирование документа, даже если он печатается в фоновом режиме.

Мониторинг фоновых заданий печати

Поскольку печать выполняется в фоновом режиме, как вы можете проверить статус? Word предоставляет несколько способов мониторинга фоновых заданий печати:

• Значок печати — значок будет отображаться в области уведомлений Windows во время выполнения фоновой печати. Вы можете проверить это для статуса печати.
• Очередь печати — откройте очередь печати Windows (ПУСК > Принтеры и сканеры) для просмотра текущих заданий печати.
• Диалоговое окно «Печать» — в главном диалоговом окне «Печать» Word будет отображаться статус вашего последнего задания фоновой печати.

Эти параметры позволяют вам видеть, печатается ли задание, приостановлено ли оно, завершено ли оно или произошли ли какие-либо ошибки.

Приостановка, перезапуск и отмена печати

Из уведомлений о печати или очереди печати вы можете управлять заданиями фоновой печати:

• Пауза — приостанавливает текущее задание печати, но оставляет его в очереди.
• Перезапуск — возобновляет приостановленное задание печати.
• Отмена — отменяет задание печати и удаляет его из очереди.

Если вам нужно приостановить длительное задание, чтобы другие распечатки были выполнены, или отменить случайно напечатанный не тот документ, эти элементы управления упрощают управление фоновыми заданиями.

Зачем использовать фоновую печать?

Вот некоторые преимущества использования фоновой печати в Word:

• Работа во время печати — продолжайте редактировать или читать документ, пока он печатается.
• Печать больших документов — печатайте документы объемом более 100 страниц без длительных задержек.
• Несколько распечаток — ставьте в очередь несколько распечаток и работайте, пока они выполняются.
• Более быстрый рабочий процесс — не тратьте время на ожидание завершения печати.

Для больших документов или интенсивной многозадачности фоновая печать может оптимизировать рабочий процесс Word.

Потенциальные проблемы

Фоновая печать очень полезна, но есть несколько оговорок:

• Более медленная печать — фон Задания не полностью остановят Word, но все же могут немного замедлить его работу.
• Ошибки печати. Если задание не удалось выполнить, вы можете не заметить этого сразу, без диалогового окна печати.
• Ограничения доступа. Могут не работать в сетях с ограниченным доступом. Проконсультируйтесь с вашим ИТ-персоналом.

Если вы периодически проверяете статусы печати, эти проблемы, как правило, незначительны по сравнению с экономией времени.

Устранение неполадок

Если фоновая печать работает неправильно, попробуйте сделать следующее:

• Убедитесь, что фоновая печать включена в параметрах Word.
• Убедитесь, что ваш принтер поддерживает фоновую печать.
• Попробуйте печатать с отключенным фоном, чтобы локализовать проблему.
• Перезапустите службу очереди печати в Windows.
• Обновите драйверы принтера.
• Убедитесь, что у Word есть разрешения на печать.

Проверка этих распространенных причин может помочь снова запустить фоновую печать.

Вывод

Фоновая печать — полезная функция повышения производительности в Word. Она позволяет вам работать над другими задачами, пока длинные документы печатаются в фоновом режиме. Чтобы использовать его, включите фоновую печать в параметрах Word, а затем печатайте документы как обычно.

Преимущества включают в себя возможность печатать большие файлы без задержек, ставить в очередь несколько заданий на печать и избегать потери времени на ожидание завершения печати. Просто не забывайте периодически проверять статус, так как фоновые задания могут давать сбои, не прерывая вашу работу.

С помощью нескольких щелчков мыши фоновая печать может оптимизировать ваш документооборот и сэкономить вам значительное время. Включите ее и попробуйте в следующий раз, когда вам нужно будет напечатать длинный отчет, предложение или другой большой документ в Word!